Besprechungen

Wenn man einen Sinn dafür bekommen will, wie wichtig kurze Kommunikationslinien in einem amerikanischen Team sind, ist die Beobachtung dieser Linien eine Methode dafür. Teambesprechungen: Wie oft werden sie angesetzt? Wie lange dauern sie? Wer nimmt an ihnen teil? Welche Themen werden angesprochen? Wie sehr gehen sie ins Detail?

Teambesprechungen spielen eine wichtige Rolle in amerikanischen Teams. Sie helfen dem Management und dem Team, eine Übersicht über ihre wichtigste Arbeit zu behalten. Der Informationsfluss wird unterstützt. Aktuelle Entwicklungen, Probleme und Schwierigkeiten können sofort angesprochen werden. Wenn sie gut geleitet werden, können Teambesprechungen motivierend sein. Das Management bleibt mit dem Team „in Kontakt“.

Regelmäßige Besprechungen sind in der amerikanischen Geschäftskultur gängige Praxis. Dem National Statistics Council zufolge verbringen Manager und Mitarbeiter 37% ihrer Zeit in Besprechungen. Andere Daten weisen darauf hin, dass es täglich 11 Millionen Geschäftsbesprechungen oder ungefähr 3 Milliarden pro Jahr gibt.

Einer Verizon Studie zufolge „nehmen Geschäftsleute an über 60 Besprechungen im Monat teil. Allerdings sagen die Meisten, dass sie nicht an allen Besprechungen teilnehmen können, zu denen sie eingeladen sind, aufgrund der Tatsache, dass ihre Zeit so enorm in Anspruch genommen wird.“

Die Verizon Studie fand heraus, dass „verschiedene Besprechungsarten durch verschiedene Muster für Besprechungszwecke charakterisiert seien. Im Durchschnitt geht es in persönlichen Besprechungen eher um Sales/Marketing, bei Videokonferenzen eher um Updates und das Teilen von Informationen, und Audiokonferenzen bestehen tendenziell aus Updates, Brainstorming und Strategieentwicklung.“

Einer Studie zufolge, die von der University of Tulsa und der University of Arizona durchgeführt wurde, waren etwa 25 Prozent von amerikanischen Geschäftsbesprechungen zwischen 31 und 61 Minuten lang. „Die Zeit, die die Teilnehmer damit verbringen, sich auf eine persönliche Besprechung, an der 5 Personen beteiligt sind, vorzubereiten, dorthin zu reisen und daran teilzunehmen, beträgt durchschnittlich 53 Stunden und 24 Minuten. Das ist dreimal so lang wie bei einer Audio- oder Videobesprechung.“

Wenn Besprechungen erforderlich sind, muss jemand entscheiden, wer eingeladen, und wer davon ausgeschlossen werden sollte. Ein Forscher fand heraus, „einer der Hauptgründe für unproduktive Besprechungen ist, nicht die richtigen Personen um sich zu haben.“ Mehr als ein Drittel (34%) der Teilnehmer an einer 3M Studie berichten, dass nur wenige (30%) relevante Personen amn Besprechungen teilnehmen würden.

Worüber sich amerikanische Geschäftsleute häufig beschweren, ist, dass Hauptentscheidungsträger bei Besprechungen nicht anwesend seien. Daher wird viel Zeit damit verschwendet, Themen zu diskutieren, über die zu entscheiden Niemand am Tisch die Autorität besitzt.

Allerdings ermutigt eine andere Studie Besprechungsplaner dazu, wenn möglich, Leute aus der oberen Führungsetage auszuschließen. „Vermeiden Sie, und setzten Sie sich dagegen zur Wehr, dass Bereichsleiter und Geschäftsführer an Ihren Besprechungen teilnehmen, es sei denn, Sie können sicher sein, dass ihre Gegenwart sich positiv auswirken, und bestimmt nicht einschüchternd sein wird. Personen aus der Führungsetage kritisieren oft schnell und üben schnell Druck aus, ohne die Fakten zu kennen, was den Teambeziehungen, der Moral, der Motivation und dem Vertrauen schaden kann.“